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Normalizar en marc: perspectivas y utilidades
El caso unicornio y su modulo de autoridades
Abril Vargas, Zulma Mónica
Universidad Central
Departamento de Biblioteca
zabrilv@ucentral.edu.co
zulma_abril@yahoo.com
En primera instancia, este trabajo pretende mostrar la utilidad que tiene para el intercambio de información en tiempos de globalización, la utilización de software que obligue al uso de normas internacionales tales como el Formato Marc, particularmente para el caso de registros de autoridades. De pronto la utilidad para registros bibliográficos es una cuestión ampliamente ilustrada y aplicada, por cuanto la misma necesidad de racionalizar recursos llevó precisamente a la creación de protocolos de comunicación y de normas que permitieran compartir este trabajo. Poco tiempo después se pensó en aplicar estas normas a registros de autoridades, y efectivamente se logró este fin, pero definitivamente en Colombia la mentalidad de compartir recursos de manera normalizada y a través de la tecnología, hasta ahora se está haciendo palpable, y ello gracias en parte a que las bibliotecas están adquiriendo programas que ya vienen predeterminados para trabajar de esta manera. Sucede entonces que una biblioteca que adquiere un software para bibliotecas, y si el producto fue creado y desarrollado por fuera del país, en Estados Unidos o Europa, está realizando una inversión a la cual le desea sacar el máximo de provecho posible, pero en un primer momento se encuentra con dos factores que se deben resolver: la cuestión de entender la importancia y los alcances de la tecnología que está adquiriendo, y el manejo de los estándares internacionales inherentes al producto. Para lo primero, muchas veces el mismo proveedor explica las ventajas del sistema, y es muy posible que la misma biblioteca entienda o por lo menos visualice los alcances del mismo. Pero en cuanto a los estándares internacionales, la cosa es muy diferente, ya que un distribuidor puede explicar el funcionamiento de un módulo bibliográfico, pero no explicar a su cliente cómo catalogar, como analizar, como clasificar, o cómo aplicar el Formato Marc, cuestiones técnicas que se suponen inherentes al trabajo bibliotecario. En el caso de un modulo comercial para manejo de autoridades, el proveedor no explica a su cliente qué es un registro de autoridades, de qué elementos está compuesto, y porqué es importante que normalice las entradas de su biblioteca.
Cuando la biblioteca visualiza los alcances de su producto (un módulo de control de autoridades) fácilmente puede pensar que al aplicar el Formato MARC se puede obtener un tesauro, y esto representa tal valor agregado para la institución, que se comienza de manera inmediata, aunque no necesariamente sistematizada, la creación de registros de autoridad, sin tener en cuenta factores como: otras instituciones que manejan la misma tecnología y la norma (MARC), instituciones por fuera del país que ya comercializan sus registros de autoridad (como la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos), convenios interinstitucionales en otros países, y productos comerciales que incluyen registros de autoridad como valor agregado (WebDewey de OCLC.)
Fuentes como las mencionadas ayudan a establecer un criterio para la forma de alimentar y trabajar en registros de autoridades, antes de iniciar un trabajo gigantesco que ya está hecho. Nótese entonces que una mentalidad globalizada ya existe a nivel internacional para trabajar registros de autoridades y por ende herramientas como tesauros, pero en el país apenas se están conociendo los alcances y perspectivas de lo que se puede lograr. Se puede decir que en este momento las instituciones y los bibliotecarios colombianos están apenas reconociendo el terreno en el cual pisan, en el sentido de que se está invirtiendo en este tipo de programas para bibliotecas, y están trabajando individualmente, aprendiendo en una primera instancia el manejo y la aplicación de la norma internacional (Formato MARC) en el módulo de autoridades que adquirió.
Precisamente, a continuación se ilustra lo anterior con un ejemplo que incluye las etiquetas mínimas para un registro de autoridades, utilizando el Módulo de Control de Autoridades del Sistema Integrado para Bibliotecas Unicornio, teniendo en cuenta que ya se sabe la aplicación del Formato MARC para este tipo de registros (es decir, estos ejemplos incluirían los códigos necesarios para establecer relaciones entre los diferentes términos, así como referencias cruzadas.)
El Módulo de Control de Autoridades de Unicornio permite la creación de registros de autoridad de nombres, de materias y de títulos. En tres instancias, el sistema crea la autoridad, así:
1. Solicita una identificación única del registro de autoridad (Figura 1)
Figura 1 2. Solicita parámetros para la definición del registros que se va a crear: tipo de autoridad (materia geográfica, materia temática, reunión o evento, tipo de subdivisión si lo es, título, autor personal o corporativo, etc.); fuente de la que se está tomando la autoridad (campo estadístico de Unicornio), nivel de autorización (para Unicornio); y campos fijos (Formato MARC)
Figura 2
En una tercera instancia, aparece la anterior información, más los campos fijos de la autoridad y los campos variables a llenar. Los campos que se despliegan dependen del tipo de autoridad que se haya escogido crear. Todos los campos se diligencian de acuerdo al Formato MARC para registros de Autoridades [1]. Para el ejemplo, se creó una materia, con los campos mínimos. Como es sabido, un registro de autoridad tradicional, se compone de:
 El encabezamiento autorizado
Referencias cruzadas
Encabezamientos relacionados
Notas explicativas
Notas de alcance
Fuente
Fuente del registro
Número de clasificación (según esquema de clasificación.)
Figura 3
Los códigos utilizados en la etiqueta 550 son aquellos que se refieren a las relaciones con otros términos. Según el formato MARC, el uso del código g se refiere a un término general, mientras que el código h se refiere a un término específico. Cuando no se codifica la información en el subcampo w con los códigos h o g, el sistema entiende que se trata de un término de relación sin jerarquía. Los términos relacionados se llevan cada uno a un registro de autoridad, y allí se mantienen las relaciones que se establecieron desde el primer término que se autorizó (o normalizó.)
Para la relación AEROFOTOMETRIA:
Figura 4
Para la relación FOTOGRAMETRIA
Figura 5
Lo que sigue a continuación es que el sistema, de un lado, elabora una lista de autoridades en la que se marca con una señal aquellos términos que están autorizados y aquellos que no, y esta lista es accesible para el staff de la biblioteca (Figura 6.) De otro lado, ya en el OPAC, en los índices de materia, muestra al usuario final las relaciones de un término, con el fin de que el usuario navegue por la base de datos bibliográfica desde un término a otro relacionado, dentro de un área del saber.
Figura 6
Hasta este punto se han creado los registros de autoridad de acuerdo al Formato MARC, y tal vez es esta la manera como muchas bibliotecas que poseen un software para control de registros de autoridades lo hacen, y efectivamente funciona para el usuario. Si se miran los conceptos reconocidos de registros de autoridad, vemos que el módulo de autoridades de Unicornio cumple con las características principales: permite unificar de los puntos de acceso de los catálogos automatizados y muestra además las relaciones entre los distintos puntos de acceso [2]. (Figura 7.)
Figura 7
Cuando la biblioteca constata que el registro de autoridades funciona para fines de normalización y de recuperación, ya se comienza a pensar en las posibilidades de aprovechar las ventajas del sistema en cuanto a obtener una herramienta más elaborada, es decir, un tesauro. Como se mencionó antes, el sistema arroja una lista al personal de la biblioteca. Cuando el despliegue es por pantalla, el sistema tan solo muestra si el término está normalizado, lo cual indica mediante un asterisco (*), o no, indicado mediante el signo de interrogación (?).
Cuando dicha información se desea impresa, es decir, un reporte, lo que se puede obtener es un listado de lo mismo, osea cuáles encabezamientos están autorizados y cúales no, y los que no están autorizados en cuáles registros bibliográficos están siendo usados. También se puede obtener un dato numérico de la cantidad de registros de autoridad. En otros sistemas diferentes a Unicornio el abanico de reportes de autoridades posiblemente se refiera a los mismos datos. En lo que todos coinciden es que se puede obtener un listado de todos los registros de autoridad ingresados a la base de datos y en orden alfabético. ¿Pero un listado de términos puede constituirse per se en un tesauro, incluso si incluye las relaciones que las normas existentes sobre la construcción formal de tesauros indican?
Son varios los aspectos que se podrían analizar para decir que no:
1-Las entidades en el país que pueden adquirir este tipo de tecnología, un módulo de autoridades que permita aplicar el Formato MARC y el intercambio de registros, suelen ser las bibliotecas más grandes y las universitarias. Teniendo en cuenta que la acepción generalizada de un tesauro es que se organiza bajo un fuerte control terminológico, con objeto de proporcionar un instrumento idóneo para el almacenamiento y la recuperación de la información en áreas especializadas [3], un registro de autoridades de una biblioteca académica, por ejemplo, tiende a ser universal o por lo menos a mantener términos de más de un área del saber. Siendo flexibles, podría decirse que se podría separar un área temática para investigar más profundamente sus términos, pero desde el punto de vista de la biblioteca, no es funcional, y tampoco lo es para el usuario, que la base de datos tenga una recuperación óptima sólo para un área del saber (es decir, sólo para un programa académico).
2-Siempre habrá dos trabajos de depuración de las listas de autoridades que se obtengan: depuración en cuanto a problemas de digitación y que puedan ocasionar problemas estructurales, como por ejemplo, haber ingresado en el subcampo w (etiqueta 550) un valor g en vez de un valor h. De la misma manera, siempre habrá que evaluar la lista en cuanto a duplicidad de registros (lo cual resulta de utilizar un comando muy práctico que permite tomar un registro como plantilla para ingresar otro.) Estas actividades de depuración sin independientes de la construcción de los términos y de sus relaciones semánticas y estructurales.
3-Las listas de registros de autoridad que se pueden obtener son sólo eso, unas listas alfabéticas, y difícilmente puede obtenerse un despliegue sistemático o gráfico de las relaciones establecidas.
Para muchos bibliotecólogos que han tenido la oportunidad de trabajar en sistemas robustos para bibliotecas, los anteriores planteamientos pueden ser evidentes. Pero entonces, si la necesidad es elaborar un tesauro en un tema, siguiendo los parámetros ya reconocidos, y la herramienta base es el registro de autoridades de la biblioteca, ¿qué aspectos se deben contemplar para aprovechar esta tecnología y sus alcances?
Varios elementos pueden ser útiles:
a-Es importante evaluar la calidad de los términos que se ingresan al registro de autoridades, desde el punto de vista estructural, semántico y funcional. Esta actividad requiere que desde el proceso de análisis documental, en la catalogación, se puedan evaluar los nuevos términos a incluir en el registro de autoridades, y que esta actividad debe ser contemplada como inherente al trabajo catalográfico.
b-Se debe evaluar si el software permite recuperar sólo los registros que tengan una marca que indique correlación a un área del saber (por, ejemplo, la etiqueta 082 para la Clasificación Dewey), con el fin de recuperar todos los términos relacionados con una temática específica.
c-Buscar exhaustivamente otras instituciones que ya tengan experiencias y productos en normalización utilizando registros de autoridades (por ejemplo la Biblioteca Luis Angel Arango viene de años atrás trabajando en la depuración y mantenimiento de su registro de autoridades, trabajo que permitió la actualización de las Listas de Encabezamientos de Materias para Bibliotecas LEMB, y aunque esta herramienta no es un tesauro, si es interesante la metodología que se aplica para la normalización.)
d-Evaluar otras fuentes importantes como son los catálogos internacionales de autoridades, como el de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos permiten que el trabajo de normalización se concentre más en la traducción. Estos registros se pueden obtener fácilmente por medio del Z3950 o cualquier otro protocolo de comunicación, o utilizando un comando de importación de registros.
e-Evaluar las bondades de otro tipo de herramientas utilizadas en la catalogación, algunas comerciales como el WebDewey de OCLC, que incluye como valor agregado autoridades que se pueden importar (Gráfica 8).
f-Cuando se obtengan términos a nivel internacional, deben evaluarse problemas de origen lingüístico como la sintaxis, el orden de las palabras, y la utilización de vocablos relativos a la historia, costumbres, derecho, cultura, etc. de cada país.
g-Se deben buscar y estudiar, con el fin de aplicarlas, normas o directrices que permitan la redacción de términos cuando estos son tomados de la realidad de otro país, pero que representan el mismo contenido. Por ejemplo la IFLA preparó las GSARE, que resultaron de un grupo de trabajo sobre Directrices para Ficheros de Autoridad de Materia, y que fueron publicadas por primera vez en 1993 [4].
h-A nivel nacional deben buscarse las mismas áreas de interés del tesauro que se desea construir, con el fin de compartir registros y establecer convenios, lo cual, de paso, es una necesidad ya sentida y abordada de manera informal en el ámbito bibliotecológico del país.
Gráfica 8
Resumiendo, un tesauro, formalmente construído, no puede obtenerse de un módulo de autoridades de un software para bibliotecas, por más robusto que éste sea, pero gracias a la tecnología moderna y a elementos clave como son la aplicación de normas internacionales (Formato MARC, GSARE), a las facilidades para el intercambio de información (protocolos de comunicación, importación y exportación de registros), acceso a programas cooperativos nacionales de autoridades, acceso a catálogos en línea por Internet, y productos comerciales que incluyen registros de autoridad, se puede adelantar mucho en la investigación, traducción y normalización de los términos de un área específica del saber. Obviamente un software destinado exclusivamente para la elaboración de tesauros incluye ventajas que un registros de autoridades no alcanza, pero eso es un tema extenso que amerita otro ensayo.
Bibliografía
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[2] HERRERO PASCUAL, C. EL control de autoridades. Anales de Documentación, 2 (1999), p.121-136
[3] BARITE, Mario. Diccionario de Organización y Representación del Conocimiento, 2000. http://eubca1.eubca.edu.uy/diccionario
[4] IFLA. Guidelines for Subject Authority and Reference Entries. Munchen: K.G. Saur, 2001. http://www.ifla.org/VII/s13/garr.pdf
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