Terminología para la empresa y la industria

Heribert Picht
Handelshøjskolen i København
Dinamarca

La comunicación profesional sin terminología
es como un ordenador sin programas.

Introducción

Imagínense su vida sin medios de hablar y escribir sobre los asuntos, objetos, conceptos, objetivos y resultados de su ocupación profesional. Imagínense, que por arte de magia, les pudiese hacer olvidar todos los términos técnicos que utilizan cada día, pero sin perder la facultad de desarrollar los conocimientos de su especialidad.

Este experimento cruel e hipotético, sin embargo, pone de relieve el papel fundamental de la comunicación y especialmente el de la comunicación profesional. Sin ella no habría ni organización, ni estructura, ni producción, ni venta, ni marketing, ni nada - ni siquiera una empresa.

Por supuesto, la comunicación profesional no es el único factor constituyente de una empresa, no obstante, es un factor de sumo valor al que, con frecuencia, no se atribuye la atención ni la importancia que le corresponden mientras que la comunicación, al parecer, funciona más o menos satisfactoriamente. Pero, ¿cómo medir la eficacia del funcionamiento de la comunicación profesional? Normalmente se detectan los fallos sólo en el momento del fracaso comunicativo.

El objetivo primordial de esta ponencia, sin embargo, no es el de filosofar sobre la comunicación profesional y sus bendiciones para la raza humana en general y la empresa en particular, sino el de ilustrar y poner de manifiesto el papel de la terminología en el proceso complejo de la comunicación en una empresa y en el marco más amplio de la industria, que, en fin, es el conjunto en el que funciona una empresa.

Sin embargo, antes de dedicarme a las realidades prácticas de la terminología y su papel funcional en una empresa, permítanme hacerles recordar que los 'padres espirituales' de la terminología - personas tan destacadas como el austríaco Wüster, el letón Drezen, el ruso Lotte, el alemán Schlomann, el sueco Selander y muchos otros - todos ellos eran ingenieros y algunos de ellos además empresarios bien asentados en la realidad profesional de cada día. Sus propuestas para la práctica y sus conocimientos condensados en sus teorías se fundaban, por lo tanto, en sus profundas experiencias profesionales.

La comunicación profesional en una empresa

La investigación general en la comunicación profesional comenzó hace aproximadamente 10 años y ya entonces se iba enfocando el tema desde varios ángulos muy distintos. De la vasta gama de esta investigación polifacética quiero destacar un proyecto relevante para nuestro tema. El proyecto fue realizado en la empresa 'Grindsted Products A/S' en Dinamarca por la doctora A. Grinsted de la Universidad de Ciencias Económicas y Empresariales de Dinamarca del Sur [1], licenciada en lenguas profesionales y traductora jurada. Durante la realización del proyecto, era jefa del servicio de mediación lingüística de una de las mayores empresas multinacionales de Dinamarca, con un porcentaje de un 95 % de exportación de sus productos. Es decir, la investigación tenía lugar en la empresa misma y A. Grinsted formaba parte del conjunto funcional que estaba investigando.

Los resultados de los análisis fueron reveladores y al mismo tiempo sorprendentes para la misma dirección de la empresa.

Pese a la larga tradición en los países nórdicos de aprender lenguas extranjeras y utilizarlas en la comunicación profesional y, por lo tanto, en la transferencia de conocimientos, no se podía detectar una política lingüística homogénea y claramente definida, aparte del acuerdo de que la lengua oficial de esta agrupación industrial es el inglés. Sin embargo, buena parte de la comunicación profesional con el exterior se efectúa en alemán, francés o español y algunas otras lenguas según las circunstancias, deseos y conocimientos lingüísticos de los clientes. Esta modificación de la convención y su adaptación a las realidades reflejan la necesaria flexibilidad lingüística que se considera imprescindible en relación con la imagen de una empresa con alto nivel de servicio frente a los clientes.

Partiendo de la estructura organizativa de la empresa, se analizaban las tareas comunicativas mono- y multilingües tanto de los mediadores lingüísticos profesionales de los distintos niveles de formación profesional (traductores, secretarias bi- o trilingües) como las de los demás ejecutivos y empleados (ingenieros, bromatólogos, economistas, etc.) dedicados a la dirección, investigación, desarrollo, venta y publicidad. El resultado del análisis hizo patente que los distintos grupos profesionales, grosso modo, precisan distintos tipos de información terminológica de acuerdo con su perfil profesional correspondiente. Sin embargo, la línea divisoria no resultaba tan nítida como se podría esperar. La explicación de este fenómeno se encuentra en la polifuncionalidad de los empleados; muchos ingenieros, por ej. redactan sus informes en otras lenguas distintas del danés y hacen así las veces de un redactor técnico, asistentes con formación lingüística trabajan en asuntos de marketing, etc.

Esta constelación de trabajo transdisciplinario pone de manifiesto la aplicación simultánea y polifacética de la terminología por varios grupos y para diferentes fines. No obstante, el denominador común para todos es la necesidad de conocer por un lado el campo del saber en cuestión y su estructura, o sea los conceptos y sus interrelaciones, y por otro las expresiones lingüísticas, o sea los términos en las lenguas de trabajo de la empresa.

Además quedaba bien claro que los diccionarios existentes y disponibles no podían satisfacer las exigencias de ninguno de los dos grupos por las razones siguientes:

1. no pueden satisfacer el alto grado de especialidad requerido

2. no reflejan el estado avanzado de la investigación

3. no contienen la terminología propia de la empresa.

4. la ordenación alfabética no revela la estructura del conocimiento

Naturalmente, sería pedir peras al olmo exigir todo esto de un diccionario técnico tradicional, aunque sea especializado y bien elaborado. No obstante, son precisamente estas informaciones las que hacen falta y causan problemas y retrasos en la redacción, traducción y revisión de textos.

La falta de coordinación terminológica entre distintos departamentos era evidente y causaba sorpresa, aunque es un fenómeno hartamente conocido desde hace muchos años. Más graves aún eran los casos de inconsecuencia terminológica en un mismo documento.

Otro efecto negativo consistía en el hecho de que cada cambio de personal significaba también un drenaje de conocimientos, lo que quedaba muy patente en la producción de textos por colaboradores nuevos que tenían que pasar por todo el largo proceso de aprendizaje de la terminología específica de la empresa. Esto es válido tanto para los mediadores lingüísticos como para los especialistas.

El reconocimiento de las condiciones especiales de colaboración y los obvios defectos e insuficiencias de la comunicación profesional y de la terminología comprobados en este apartado llevaron a la decisión de establecer un banco de datos terminológicos (BDT) en esta empresa.

El BDT en la empresa - experiencias y ejemplos

Después de haber identificado grupos de usuarios de terminología, sus condiciones de trabajo y sus exigencias específicas, voy a dedicarme a cuestiones terminológicas propiamente dichas. Aparte de la empresa ya mencionada incluyo a partir de ahora también las experiencias de la empresa 'Nokia' de Finlandia.

Los aspectos a tratar serán los siguientes:

1. Establecimiento de un BDT en una empresa

2. Funciones del BDT

3. Elaboración y mantenimiento de existencias de datos terminológicos

4. Intercambio de datos terminológicos.

Establecimiento del BDT

El pecado original persigue al BDT durante toda su vida

¿Por qué estos lúgubres presagios? Pues bien, la historia del desarrollo de BDTs ha mostrado con toda claridad que las consideraciones previas al establecimiento de un banco son de suma importancia y los pecados de ignorancia y prisa persiguen a los usuarios muchos años e incluso determinan su motivación de utilizar o no el BDT. En el peor de los casos hay que reestructurarlo completamente, con todas las consecuencias económicas que ello implica.

En todos los casos analizados, la fase de establecimiento del BDT comenzó con la elaboración de un catálogo de las categorías de información demandadas por los distintos usuarios. Tomando este catálogo como punto de partida y estudiando detenidamente otros BDTs y sus estructuras se eligió el programa adecuado, tanto en cuanto a la compatibilidad de programas con los ya existentes en las empresas, como con miras a los fines terminológicos específicos.

En la segunda fase se seleccionaron los elementos de datos - correspondientes a los distintos tipos de información - de una lista de 65 elementos definidos y categorizados a mediados de los 80 en los países nórdicos, la llamada taxonomía NORDTERM [2]. Esta taxonomía se había elaborado con el fin de armonizar el contenido de los elementos de datos para hacer posible el intercambio de datos entre los BDTs de dichos países sin intervención manual, sean cuales fueren sus formatos individuales.

A este paso siguió el diseño del formato de la empresa teniendo en consideración formatos ya existentes, por ej. el de DANTERM en el caso de la empresa danesa. De esta manera podía aprovecharse la investigación y las pruebas ya hechas en el ámbito universitario.

Al estudiar la muestra de una unidad terminológica de esta empresa (ver anejo) [1], se puede apreciar la variedad de información. Al mismo tiempo no resulta difícil vislumbrar tras los distintos grupos de información sus destinatarios primordiales.

Funcionamiento de un BDT

El banco es la 'tornavía' de información terminológica para toda la empresa.

Todos los usuarios en los distintos departamentos tienen acceso al banco. Esta aplicación múltiple ofrece las siguientes ventajas:

1. La investigación y elaboración terminológica de un concepto se realiza sólo una vez para toda la empresa y no como antes varias veces con el riesgo de resultados distintos en diferentes departamentos. Este arreglo implica un ahorro de tiempo (y dinero) conmensurable, factor que siempre interesa a los dirigentes de la empresa para poder medir el efecto de medidas e inversiones.

2. La disponibilidad inmediata de la información sin 'fronteras' entre los departamentos contribuye a la consistencia terminológica de los textos producidos independientemente del tiempo y del lugar. También este factor es conmensurable y puede servir de criterio para evaluar el aumento de la calidad de la documentación.

3. El uso diario del BDT por personas de distintos departamentos expone la unidad terminológica a una evaluación crítica constante, lo que contribuye a completarla sucesivamente y, al mismo tiempo, asegura un eficaz control de actualidad.

4. El efecto 'normalizador' del BDT es obvio, ya que todos los productores de textos se nutren de la misma fuente terminológica.

5. Gracias al acceso a la información completa almacenada en una unidad terminológica se puede observar un efecto educativo; el traductor por ej. aprende cada vez más de la materia a traducir, lo que fomenta su conocimiento profesional e, indirectamente, aumenta la calidad de su producto; el especialista, por otro lado, se entera de los términos y la fraseología en otra lengua, lo que le facilita la lectura de documentación extranjera y, por supuesto, la redacción de textos en otra lengua.

6. Los documentalistas de la empresa encuentran en el BDT los términos y sus sinónimos bien definidos para sus listas de descriptores e incluso con equivalentes en otras lenguas. Así el BDT se convierte en una fuente imprescindible para la elaboración y el mantenimiento del tesauro de una empresa multinacional. El grado de coordinación y control terminológico resulta óptimo y enlaza de esta manera el sector de la información y documentación con el de la producción de textos, en fin, con todos los demás sectores de la empresa.

Todas estas ventajas son inmanentes de estos BDTs establecidos en las empresas analizadas. Sin embargo, estas ventajas sólo representan un aspecto. Otro aspecto cada vez más importante es la integracionabilidad del BDT en otros sistemas más complejos.

La integración del BDT en otros sistemas de producción de textos ya no es un proyecto del futuro. Hace años que el banco de la empresa 'Nokia' está integrado en un sistema de traducción automática [3]. De esta manera se ha logrado producir textos con la máxima consistencia terminológica utilizando el BDT como elemento normalizador interno. Desde luego, ningún otro instrumento terminológico podría prestar un servicio similar, ya que sólo este banco contiene los términos específicos de esta empresa.

Además, hace poco que se ha integrado el mismo BDT en un sistema de corregir pruebas. Teniendo en cuenta la gran variedad de lenguas en las que se producen los textos de esta empresa, un control de este tipo representa una ayuda inestimable para el aumento de la calidad del producto final.

Huelga decir que los programas modernos de bancos de datos permiten su integración en los de tratamiento de textos.

Elaboración y mantenimiento de existencias de datos terminológicos

No hay calidad sin colaboración.

En las empresas tomadas como ejemplos y en todos los otros proyectos terminológicos serios que conozco en los países nórdicos nunca ha faltado la estrecha cooperación entre terminólogos y expertos de la especialidad. Sólo un ignorante o aventurero terminológico trabaja sin respaldo de expertos.

En la empresa danesa se estableció desde el primer momento tal colaboración, aunque al principio con cierto aspecto paternalista por parte de los expertos. Sin embargo, al poco tiempo tenían que reconocer que no es tan fácil - ni siquiera para expertos - estructurar los conceptos de su especialidad. E incluso las discusiones entre los expertos - muchas veces provocadas por preguntas 'aparentemente tontas' de los terminólogos - han revelado diferencias de ideas bastante considerables en cuanto a la estructuración de conceptos y sus definiciones, aunque todos ellos habían trabajado en el mismo campo del saber desde hace muchos años. Sin embargo, muy pronto la colaboración diaria llevaba a respeto mutuo y al trato en pie de igualdad. Sin duda alguna, la formación básica de terminología como parte de su formación en lenguas profesionales ha proporcionado a los terminólogos de la empresa una ventaja decisiva en la aplicación de métodos adecuados.

El proceso del trabajo terminológico y los puntos de la intervención por parte de los expertos pueden ilustrarse mediante el siguiente diagrama que representa de manera simplificada el procedimiento fijado por convención en la empresa finlandesa. Obsérvese la integración del trabajo terminológico en el proceso global de la gestión, puesto que las etapas 'planificación' y 'I&D calendario' se encuentran en un nivel de dirección bastante elevado, lo cual manifiesta a sus vez la prioridad atribuida a este trabajo. También es digno de notar el flujo de información desde la esquina derecha inferior hacia la 'planificación' (ver la figura de la página siguiente) [4].

Tampoco los terminólogos de la empresa finlandesa comenzaron su trabajo sin formación terminológica sólida. Lo mismo vale para muchos otros terminólogos empleados en empresas como bancos, agencias de traductores, etc. y en proyectos a gran escala como el de la creación de la terminología del petróleo en noruego [5].

Aunque es esencial que el BDT llegue lo más pronto posible a un grado de cobertura aceptable, esto, no obstante, no debe ser la única meta. Sin duda, el criterio cuantitativo es muy importante, pero tiene su contrapeso en consideraciones cualitativas.

Es natural que el desarrollo de conocimientos en relación con productos nuevos y específicos de una empresa sea más rápido que el que tiene lugar en la especialidad en general. Con cada invento y su aplicación a un producto nuevo surge la necesidad de dar nombres a nuevos objetos y conceptos en todas las lenguas incluidas en el banco. Por lo tanto, el mantenimiento de las existencias terminológicas representa el elemento cualitativo del que no se debe prescindir nunca. El abandono de la actualización del banco queda visible muy pronto en la confusión en el uso de la terminología en el momento de producir textos sobre estos productos nuevos. Este hecho pone de manifiesto que el mantenimiento del BDT de la empresa, con frecuencia, no sólo consiste en el aumento de las existencias de términos, sino también en la deliberada planificación terminológica en relación con todas las lenguas del BDT. Estos dos factores - innovación terminológica permanente y planificación terminológica - son de suma importancia en la empresa finlandesa tal como se puede deducir del material interno que he tenido a mi disposición [4].

Intercambio de datos terminológicos

¡Viva el intercambio! Pero...

En Dinamarca se han realizado intercambios de datos terminológicos entre algunas empresas, ante todo entre los servicios de traducción de ciertas empresas bancarias que utilizan el mismo formato y la misma clasificación, es decir el formato y la clasificación DANTERM.

No cabe duda de que la elaboración de terminología es costosa y por lo tanto cualquier trabajo inútilmente repetido es una pérdida económica. Pues bien, por regla general vale el deseo de poder intercambiar datos terminológicos. Ya hace más de 20 años que se intenta hacerlo a gran escala; la idea es muy convincente, pero la realidad, en cambio, no tan fácil. No voy a tratar la vertiente técnica del asunto. Me limito a algunas observaciones de la práctica.

1. Hay que reconocer que el BDT de una empresa al mismo tiempo es un banco de conocimientos especiales. Por eso, no es extraño que algunas empresas por razones obvias prefieran no intercambiar datos de este tipo.

2. Además, no es seguro que haya interés en un intercambio de datos muy específicos entre empresas de especialidad muy distinta. Con otras palabras, para un intercambio hacen falta dos empresas o instituciones con intereses similares.

3. Es un hecho que la calidad de datos terminológicos depende de varios factores tal como el esmero del terminólogo, la cooperación o no con expertos, las condiciones bajo las cuales se preparan los datos, etc. Por lo tanto, la importación de datos terminológicos sin evaluación crítica de su calidad - aunque los datos importados queden separables de los propios - es una imprudencia; puede llevar a la contaminación del BDT que, a su vez, disminuye la fiabilidad general del mismo.

Muy distinta, sin embargo, es la situación de intercambio, si se trata de instituciones reconocidas por la calidad de sus productos como TNC (Tekniska nomenklaturcentralen), RTT (Rådet for teknisk terminologi) y TSK (Teknikaan Sanastokeskus) - las centrales de terminología técnica en Suecia, Noruega y Finlandia, respectivamente. La mención de estas instituciones me lleva a otra vertiente del trabajo terminológico en y para las empresas.

Instituciones productoras de terminologías para la industria

El cuadro del trabajo terminológico práctico en los países nórdicos sería incompleto sin mencionar estas instituciones. Las dos primeras fueron fundadas ya en 1938 y 1941, respectivamente, la última se estableció en 1974. Estas fechas indican la ya larga tradición del trabajo terminológico en estos países.

Su objetivo principal es la elaboración de las terminologías demandadas por la industria del país. Destacan los siguientes rasgos que son comunes para todas ellas:

1. Todo trabajo terminológico se realiza en estricta colaboración con expertos de la especialidad. Por regla general, las ramas industriales que han pedido la elaboración de una terminología determinada, participan activamente en esta labor asegurando así la actualidad y la calidad del producto final.

2. Todos los productos terminológicos son multilingües; normalmente se incluyen las lenguas principales europeas (inglés, francés y alemán) y las lenguas nórdicas.

3. Esta combinación de lenguas es también un indicador de la prioridad de las lenguas en las que se materializa la comunicación profesional con el extranjero.

4. La proliferación de los productos terminológicos se efectúa por tres vías:

diccionarios tradicionales

servicio de información por teléfono o fax

CD-ROM.

Para ilustrar las conexiones múltiples con la vida económica en el sentido más amplio de la palabra vale la pena estudiar tanto la composición profesional del personal de las instituciones como la de los miembros de las asociaciones que soportan estas instituciones.

El personal comprende ingenieros, filólogos especializados en lenguas profesionales, documentalistas y a veces especialistas en informática. Todos disponen de una formación adicional en terminología obtenida en cursos bastante extensos.

La forma jurídica de las instituciones varía según el país. Sin embargo, la composición profesional de las asociaciones que soportan las instituciones es casi idéntica en todos los países nórdicos. En ellas están representadas las distintas ramas de la industria a través de las empresas miembro, la normalización, los consejos de la lengua, las asociaciones de traductores, el sector de documentación y ministerios. Además existen en casi todos los países estrechas relaciones con el sector universitario especializado en la investigación en lenguas profesionales y materias de terminología.

La financiación se realiza en parte por los miembros de las asociaciones, otra parte relativamente modesta la aporta el estado y el resto tiene que cubrirse por los ingresos de la venta de los productos y servicios. - La burocracia se mantiene a un nivel soportable.

Este modelo que puede esbozarse aquí sólo a grandes rasgos, ha surgido de la práctica, desde 'abajo'. Las metas principales de los fundadores eran la mejora de la comunicación profesional y especialmente de la terminología que ya en aquel entonces se consideraba como factor de producción esencial para poder defenderse mejor contra la competencia en el mercado mundial.

Formación terminológica - un pre-requisito

Aunque este tema no forma el foco de esta ponencia, no hay que olvidar ciertas condiciones básicas para el funcionamiento del trabajo terminológico eficaz entre grupos profesionales tan distintos. Una de estas condiciones es, sin duda alguna, la formación en terminología. Al fundarse NORDTERM en 1976, asociación regional comparable a RITerm, la primera actividad puesta en marcha fue la formación de cuadros de profesores e investigadores en terminología mediante cursos intensivos de dos semanas de duración, formando de esta manera una base profesional sólida y común para toda la región. El efecto de avalancha se hacía notar relativamente pronto hasta el nivel de empresa gracias a la pronta inclusión de componentes terminológicos en los programas de formación de mediadores lingüísticos, especialmente a nivel de traductor [6].

Conclusiones

Aparentemente me he alejado un poco del tema de la terminología para la empresa y la industria. Sin embargo, carece de sentido enfocar exclusivamente un solo aspecto - la terminología - que, a su vez, forma parte de un conjunto complejo e inseparable - la comunicación y formación profesionales - y olvidar el cuadro general de las condiciones en el que se emplea, elabora y prolifera la terminología.

No cabe duda, la empresa es uno de los productores y consumidores más importantes de terminologías. Éstas a su vez entran como constituyente en la comunicación interna y externa de la empresa. Así, la terminología es una herramienta en el conjunto del proceso productivo y debe considerarse como factor de producción 'sui géneris'.

Producir y vender un producto sin documentación es impensable; hoy día, la documentación forma parte integrante del producto y en muchos sectores de servicio y consulta, la documentación misma representa el producto.

De ahí se puede deducir que el descuido de la terminología equivale a una disminución a priori de la calidad del producto. Y si se sigue el tren de pensamientos de la filosofía de gestión 'Total Quality Management', pueden reconocerse con facilidad los elementos terminológicos como factores de calidad en el producto total.

Bibliografía

[1] Grinsted, Annelise (1990): Fagsproglig kommunikation i en større international virksomhed. Planlægning og harmonisering. Manuscrito. Resumen en danés en: Skriftserie o1.1991; Handelshøjskole Syd. La misma temática está tratada en: Grindsted, A. (1991): LSP Communication and the Role of Terminology in a Large International Company. En: Terminology Science & Research, vol. 2(1991)No. 1; pág. 22-43.

[2] NORDTERM-taksonomi, versión del 20.8.1987.

[3] Nuutila, Pertti: Suonuuti, Seija (1992): Ways and Methods of utilizing a termbank. En: Hannu Tommola et al. (eds.) EURALEX '92 - Proceedings. Dos tomos. Tampere, 1992; pág. 173 - 178.

[4] Suonuuti, Seija (1994): Material interno de la empresa 'NOKIA TELECOMMUNICATIONS', Espoo, Finlandia; más informaciones orales de la señora Suonuuti, terminóloga en jefe de la empresa 'NOKIA'.

[5] Roald, Jan; Myking, Johan; Pedersen, Per-Bjørn (1986): Terminol. Slutrapport fra et terminologisk prosjekt. Norske språkdata 11; Nordisk institutt, Universitetet i Bergen.

[6] Picht, Heribert (1991): La enseñanza de la terminología - un factor decisivo en la formación profesional de personas implicadas en la comunicación y transferencia de conocimiento en una empresa. En: La Enseñanza de la Terminología (Actas del Coloquio Iberoamericano sobre Enseñanza de la Terminología), Junio 1991, Granada, pág. 27-43.