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Indexação automática de documentos
com "PRECIS software" no Serviço de Biblioteca
e Documentação
da Faculdade de Odontologia de Bauru (USP)
Regina Célia Baptista Belluzzo *
Mariângela Spottí Lopes Fujita **
Eliane Falcão Tuler Xavier *
Maria Helena Souza Ronchesel *
Valéria Cristina Spina Trindade *
José Roberto Brejão *
* Universidade de São Paulo
** Universidade Estadual Paulista "Júlio de Mesquita Filho"
Brasil
Resumo
Relato de experiência de indexação de documentos no Serviços de Biblioteca e Documentação da Faculdade de Odontologia de Bauru (USP), por meio da utilização conjunta de um tesauro de Odontologia (baseado no sistema PRECIS) e do programa de computador PRECIS software". O objetivo é assegurar uma uniformidade no tratamento temático da informação existente no seu acervo, e possibilitar a sua recuperação qualitativa mediante a compatibilização com a linguagem natural dos usuários.
Introdução
A metodologia de indexação do Sistema PRECIS (Preserved Context Indexing System), criada pelo Prof. Dr. Derek Austin em 1968, é utilizada desde então pela British National Bibliography (BNB) na produção automática de seus índices de assunto. Tal sistema tem sido usado igualmente por outras instituições que abrigam sistemas de informação em diferentes países, comprovando sua eficiência para diferentes línguas e documentos [2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 e 10].
O nível adequado de recuperação quantitativa e qualitativa de um índice depende, em grande parte, de uma linguagem que seja acessível ao usuário e que, ao mesmo tempo, indique o documento certo para sua necessidade. Tal solução não é responsabilidade do usuário com o seu vocabulário próprio, mas reside no método de indexação, que deverá assegurar a uniformidade desejada no tratamento dos documentos, sem perder a flexibilidade de inclusão, modificação ou exclusão de termos do vocabulário. Portanto, é preciso que o esforço de indexação seja desenvolvido mediante a não interferência na idéia do autor e na preservação do contexto do documento, o que certamente é a preocupação da metodologia PRECIS [12].
É necessário esclarecer também que outros sistemas de indexação como o KWIC (Key Words in Context) e KWOC (Key Words out Context) - totalmente automáticos e que trabalham com palavras obtidas dos títulos dos documentos sem efetuar a análise de conteúdo - são amplamente conhecidos. Entretanto, um sistema parcialmente automático como o PRECIS, que propõe a análise manual de conteúdo do documento por um indexador humano e a geração automática de seus descritores, ainda é desconhecido dos profissionais da informação brasileiros.
No Brasil, a primeira iniciativa de estudo do PRECIS ocorreu em 1978 pela Prof a Jandira Baptista de Assunção, com vistas ao desenvolvimento de sua tese de doutoramento. Desse modo, iniciou uma experiência com bibliotecários da Biblioteca Central da Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG), tendo sido criado um índice de assunto que foi divulgado em um número da Revista da Escola de Biblioteconomia da UFMG, especialmente dedicado ao assunto [1]. Entretanto, esse trabalho foi interrompido em 1983 devido ao falecimento da pesquisadora.
Em abril de 1986, a Prof a Mariângela Spotti Lopes Fujita, defendeu dissertação de mestrado intitulada "O PRECIS na língua portuguesa: uma experiência com a indexação de artigos de periódicos brasileiros" junto à Escola de Comunicações e Artes da Universidade de São Paulo. Essa pesquisadora, a partir de então, tem desenvolvido outros projetos [11, 14] de aplicação da metodologia PRECIS, em especial, na área de Odontologia, com o objetivo de construir um tesauro a partir da indexação dos periódicos "Estomatologia e Cultura" e 'Revista de Odontologia da USP" e, ainda, viabilizar a construção de vocabulários melhor compatibilizados com a linguagem natural dos usuários.
Nos estudos até então realizados em língua portuguesa, entretanto, não havia sido possível executar a geração automática de entradas de assunto e do próprio tesauro desenvolvido para a área odontológica, por não existir no Brasil um programa de computador compatível com a metodologia de indexação do sistema PRECIS. Assim, foi elaborado o "PRECIS software" [13] com o intuito de proporcionar aplicações automáticas do processamento temático da informação em grande quantidade, trazendo como conseqüência a sua ampla utilização em sistemas de informação nacionais.
O presente trabalho tem como objetivo divulgar a experiência do Serviço de Biblioteca e Documentação da Faculdade de Odontologia de Bauru da Universidade de São Paulo (SBD/FOB-USP), na aplicabilidade da metodologia PRECIS para a indexação automática de documentos do seu acervo, mediante a utilização conjunta de tesauro de Odontologia e do programa de computador "PRECIS software".
O serviço de indexação no SBD/FOB-USP
A Faculdade de Odontologia de Bauru da Universidade de São Paulo conta, desde a sua instalação em 1962, com a infra-estrutura do Serviço de Biblioteca e Documentação (SBD/FOB-USP), setor fundamental para a realização das atividades didáticas e de pesquisa, que possui um acervo aproximado de 30.000 volumes com o que há de mais importante no campo da Odontologia, Fonoaudiologia e Ciências Básicas, constituído de livros, periódicos, teses, folhetos, obras de referência e multimeios.
A partir de 1987, passou a contar com uma Seção de Referência Especializada em Malformações Congênitas Crânio-Faciais (antiga Biblioteca do H. P. R. L.L.P.), junto à Unidade de Ensino e Pesquisa do Hospital de Pesquisa e Reabilitação de Lesões Lábio-Palatais da USP.
Como serviços aos seus usuários, o SBD/FOB-USP procura garantir o acesso às cópias de material informacional, mediante o Programa de Comutação Bibliográfica - COMUT, do qual é considerada Biblioteca-Base. Além disso, utiliza o Serviço de Intercâmbio entre Bibliotecas, através do qual localiza e obtém, por empréstimo, o material bibliográfico não existente em seu acervo. Oferece também assistência aos usuários, no tocante à normalização de documentação científica, promovendo ainda a orientação bibliográfica.
O SBD/FOB-USP está organizado de modo a oferecer, também, além dos serviços tradicionais existentes em biblioteca universitária citados anteriormente, um Serviço de Apoio à Pesquisa Odontológica (SAPO), que compreende as seguintes atividades:
PROGRAMA FORMAL DE EDUCAÇÃO DE USUÁRIOS - objetiva dar conhecimento do acervo e serviços que o SBD/FOB-USP coloca à disposição dos usuários, promovendo a interação usuários/biblioteca.
BOLSAS E/OU AUXÍLIOS - tem por objetivo orientar a obtenção de bolsas de estudo (país/exterior) junto aos órgãos financiadores e fomentadores de pesquisa no Brasil, bem como a divulgação de calendários e fornecimento de formulários apropriados.
PROGRAMA PERIÓDICO DE INFORMAÇÃO (PPI) - consiste no fornecimento de listagem contendo citações bibliográficas classificadas sob os temas das linhas de pesquisa em andamento, conforme perfis de interesse previamente estabelecidos, facilitando, antecipando e atualizando ao docente/pesquisador a informação de seu interesse.
CADASTRO DAS LINHAS E/OU PESQUISAS - registro em ficha de cada linha e/ou pesquisa desenvolvida por docente e/ou aluno de pós-graduação com as informações pertinentes a cada uma. Como este serviço se encontra automatizado, é possível o fornecimento de listagens mediante solicitação.
CADASTRO DE INFORMAÇÕES SOBRE A PRODUÇÃO CIENTÍFICA DA FOB-USP - indexação e divulgação dos diferentes tipos de documentos científicos gerados pelos pesquisadores da Unidade.
Além disso, o SBD/FOB-USP conta também com um BANCO DE DADOS, resultado da realização de Serviços de Indexação, que têm por finalidade processar sistemática e seletivamente as novas informações bibliográficas recebidas, provenientes de:
 levantamentos bibliográficos efetuados a pedido dos Departamentos e/ou Disciplinas;
dados bibliográficos pertinentes às revisões de literatura das teses defendidas na Unidade;
indexação de artigos de periódicos recebidos correntemente;
dados bibliográficos selecionados a partir do fornecimento do Programa Periódico de Informação;
indexação de separatas obtidas através da Comutação Bibliográfica.
A coleção de separatas do SBD/FOB-USP é composta de aproximadamente 30.000 exemplares, sendo que a recuperação da informação era feita através do índice de cabeçalhos de assuntos da Bibliografia Brasileira de Odontologia (BBO), editada sob a responsabilidade do Serviço de Documentação Odontológica da Faculdade de Odontologia da Universidade de São Paulo.
O índice pós-coordenado "Unitermo" foi introduzido por Mortimer Taube em 1953, que se tornou insatisfatório para a pesquisa, pois dependia da capacidade de se perceber a combinação de números nas fichas que são examinadas, sendo extremamente fácil de se deixar de notar um número que talvez se refira a um documento particularmente importante. Além disso, para escolher as palavras-chave corretas havia a necessidade de ler todo o documento a ser indexado e sublinhar os termos que parecessem importantes, o que somente traz resultados satisfatórios com uma especificidade nitidamente definida e com uma terminologia estabelecida, cujos usuários podem formular com exatidão aquilo que procuram [9].
Saliente-se, ainda, que o referido índice não correspondia às características próprias do universo de usuários do SBD/FOB-USP.
Através de constantes avaliações efetuadas em diferentes momentos, com base em observação e entrevistas com os usuários, optou-se pela aplicação de uma nova metodologia de indexação - Sistema PRECIS, tendo em vista a existência de um "Tesauro de Odontologia" desenvolvido com base no referido sistema. A principal vantagem dessa escolha reside no fato de tornar possível o desenvolvimento de um vocabulário próprio e de maior utilidade para o atendimento das necessidades específicas dos seus usuários.
Com base em HUNT et alii [16], e no trabalho já desenvolvido no Brasil por FUJITA [15], a seguinte metodologia foi adotada para a implantação do Sistema PRECIS como método de indexação:
1) Treinamento de bibliotecários
No segundo semestre de 1989, foi oferecido o curso: "A metodologia de indexação do Sistema PRECIS", coordenado e ministrado pela Professora Mariângela Spotti Lopes Fujita, junto à Faculdade de Filosofia e Ciências (Departamento de Biblioteconomia) -UNESP - Campus de Marília. O objetivo foi oferecer subsídios teórico/práticos da metodologia de indexação do Sistema PRECIS. O curso foi ministrado em 30 horas-aula e obedeceu ao seguinte conteúdo programático: 1) a finalidade de indexação; 2) sistema de indexação PRECIS; 3) exercícios práticos para a aplicação da metodologia de indexação PRECIS; 4) considerações sobre o uso do PRECIS; 5) aplicação do PRECIS em bibliotecas.
2) Seleção de documentos para formar uma base de dados experimental
O "corpus" de documentos para indexação foi escolhido com base nas disciplinas clínicas, consideradas representativas para a área de odontologia (dentística, endodontia, prótese, periodontia, ortodontia, odontopediatria, odontologia social e estomatologia), correspondendo a 100 separatas.
3) Elaboração de catálogos de assunto
Para o teste-piloto foram elaborados manualmente dois catálogos:
catálogo de assunto elaborado tendo como suporte o "corpus" de separatas selecionadas e indexadas anteriormente pelo sistema pós-coordenado "Unitermos".
catálogo de assunto desse mesmo "corpus" de separatas com base na metodologia de indexação do Sistema PRECIS.
Para a elaboração do catálogo de assunto utilizando o PRECIS, necessitou-se de contato direto com docentes, pesquisadores e alunos da FOB-USP.
4) Estudo comparativo
Desenvolveu-se um estudo comparativo entre os dois catálogos para verificar a eficácia quantitativa/qualitativa de recuperação do formato e estrutura do índice, do tempo gasto pelo indexador no esforço da indexação e, principalmente, de custo.
5) Avaliação de reação
Para efetuar a avaliação do estudo de uso dos catálogos através do método comparativo, levou-se em consideração os indexadores e os usuários. Assim sendo, procedeu-se à realização de entrevistas estruturadas com bibliotecários responsáveis pela indexação, com o objetivo de verificar a expectativa e o comportamento dos mesmos em relação ao PRECIS.
Quanto aos usuários, procedeu-se à aplicação de questionários e entrevistas estruturadas, de abril a junho de 1990, objetivando identificar as dificuldades e/ou facilidades da utilização do índice e se o tempo gasto para a localização da informação é igual para os dois índices provenientes dos catálogos.
Os resultados obtidos foram os seguintes:
1) apesar da exigência de maior número de tempo despendido com a indexação, os indexadores sentiram-se satisfeitos com a possibilidade da elaboração de novos canais de informação voltados de fato para as necessidades dos usuários;
2) a reação dos usuários foi positiva, pois a partir de uma estrutura sintática e semântica tiveram a possibilidade de compatibilização da sua própria linguagem com a linguagem natural dos documentos indexados sem a imposição de um vocabulário pré-determinado e padronizado. Além disso, constatou-se que a busca no índice foi facilitada e o número de documentos recuperados foi maior.
Ao final do estudo comparativo efetuado como teste-piloto, verificou-se a aplicabilidade do Sistema PRECIS em documentos de língua portuguesa e na área odontológica. Entretanto, é interessante ressaltar que a geração manual de entradas, resultante da amostra de 100 separatas escolhidas para o estudo preliminar, apresentou um montante de aproximadamente 1.000 descritores, demandando esforço e custo relativamente altos.
Considerando-se o volume elevado de separatas existentes no acervo (aproximadamente 30.000), no entanto, a utilização desse sistema de indexação de forma manual tornou-se absolutamente inviável, pois aplicando-se proporcionalmente a média obtida de 10 descritores para cada documento, ter-se-á um universo de 300.000 entradas no índice de assunto.
Logo, considerou-se importante a utilização do "PRECIS software" [6], devido às suas características de programa desenvolvido em linguagem computacional, que permite a geração automática de entradas de assunto, utilizando a linguagem natural dos usuários e dos produtos dos documentos, com base na estruturação de um modelo lógico-teórico da metodologia de indexação do sistema PRECIS.
A implantação do sistema "PRECIS software" foi realizada pelo seu autor, mediante a instalação no equipamento existente no SBD/FOB-USP (ITAUTEC1-7000 PCxt) e após o oferecimento de treinamento operacional aos bibliotecários responsáveis pelo Serviço de Indexação. Até o momento, foram indexadas as separatas que fizeram parte do "corpus" de documentos selecionados para o teste-piloto e constatou-se a perfeita operacionalização.
Saliente-se ainda, que está sendo estendida a utilização do referido sistema, em conjunto com os 10 Departamentos da FOB-USP, para a indexação das separatas pertencentes aos acervos das respectivas bibliotecas departamentais.
Considerações
Considerando o período relativamente curto da nossa experiência com a indexação do Sistema PRECIS, destacamos algumas das conclusões que, entretanto, não podemos considerar como definitivas, necessitando ser reavaliadas oportunamente:
1) uma das principais vantagens do Sistema PRECIS é exigir menos esforço de recuperação para o usuário, muito embora exija maior esforço de indexação por parte do indexador;
2) o aspecto qualitativo das entradas oferecidas pelo Sistema PRECIS é que o diferencia grandemente dos demais sistemas de indexação, possibilitando uma sofisticada combinação entre linguagem natural e vocabulário controlado;
3) a atribuição de operadores de função ao enunciado de assunto é uma garantia de representação adequada do contexto do documento pelo indexador, a despeito do seu desconhecimento do assunto a ser indexado;
4) é um sistema aplicável às formas manual e automática de indexação de documentos em língua portuguesa, para pequenos e grandes acervos respectivamente.
5) sua utilização em bibliotecas brasileiras permitirá a otimização e melhoria dos serviços oferecidos aos usuários, compensando o seu custo-benefício.
Referências bibliográficas
[1] ASSUNÇÃO, G. B. "Precis em português: em busca de uma adaptação". Revista da Escola de Biblioteconomia da Universidade Federal de Minas Gerais, 18(2): 153-281, set. 1989.
[2] AUSTIN, D. "The development of PRECIS; a theoretical and technical history". Journal of Documentation, 30(1): 47-102, 1974.
[3] _____. PRECIS; a manual of concept analysis and subject indexing. Londres, Council of the British National Bibliography, 1974. 551 p.
[4] _____. PRECIS as a multilingual system; a search for language independent explanations. Londres, Department of Information Studies, University of Sheffield, 1982. /PhD Dissertation/.
[5] AUSTIN, D & DYKSTRA, M. PRECIS; a manual of concept analysis and subject indexing. 2 ed. Londres, The British Library, 1984.
[6] BAKEWELL, K.G.P. "The PRECIS indexing system". The indexer, 9(4): 160-6, Oct. 1975.
[7] BAKEWELL, K.G.P. & HUNTER, E. Teaching PRECIS at Liverpool" Catalogue and Index, 36: 3-4, 1975.
[8] DYKSTRA, M. PRECIS; a primer. Londres, British Library, Bibliographic Services Division, 1985. 275 p.
[9] FOSKETT, A. C. "Sistemas de entrada por termos". In; _____. A abordagem temática da informação. São Paulo, Ed. Polígono, 1973. cap. 19, p. 307-23.
[10] FUJITA, M. S. L. "Sistema de indexação PRECIS I. PRECIS; perspectiva histórica e técnica de seu desenvolvimento e aplicação". Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentação, 21(1/2): 21-45, jan/jun, 1988.
[11] ________. "Sistema de indexação PRECIS II; PRECIS em língua portuguesa". Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentação, 21(3/4): 7-33, jul/dez. 1988.
[12] ________. PRECIS na língua portuguesa; teoria e prática de indexação. Brasília, Ed-UnB, 1989.213p.
[13] ________. PRECIS software; indexação automática de documento. Marília, UNESP/CNPq, 1990. 28p. Proc. CNPq na 403844/89-4//FC/.
[14] ________. "Linguagem documentária em odontologia; uma aplicação do sistema de indexação PRECIS". Trabalho a ser apresentado no II Simpósio Latino-Americano de Terminologia Técnico-Científica" e I Encontro Brasileiro de Terminologia Técnico-Científica.
[15] ________. "Avaliação da eficácia de recuperação do sistema de indexação PRECIS. Ciência da Informação, 18(2): 120-34,1989.
[16] HUNT, R. et alii. PRECIS LCSH and Kwoc; report of research project designed to examine the applicability of PRECIS to the subject catalogue of an academic library. Part I, II, III and IV. University of Wollongong, Wollongong, 1976/77.
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