El proyecto LEMB: un banco terminológico cooperativo
para Hispanoamérica
Cardona de Gil, Bertha N.
Cárdenas de F., Lilia
Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior
Sistema de Información y Documentación para la Educación Superior (ICFES/SIDES)
Bogotá-Colombia
Introducción
El proyecto Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas, LEMB, es un esfuerzo de¡ Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, ICFES, y su Sistema de Información y Documentación para la Educación Superior, SIDES, con apoyo de la OEA, que pretende proveer a los países de habla hispana de una herramienta de control de vocabulario para su uso en bibliotecas, redes y sistemas de información.
Se basa en un trabajo cooperativo a nivel de los países de esta región, y ha producido un banco de datos terminológico, el cual se puede consultar en línea o en forma impresa, para su óptima utilización.
Marco teórico
Las Listas de Encabezamientos de Materia son un lenguaje documentario, elaborado para expresar los nombres de las materias de una colección dada, como sistema. Estas listas se diseñan para organizar grupos asociados o relacionados de materias, por medio de un amplio arreglo mecánico, con el objeto de ligar estos nombres explícitamente, cuando es necesario abordarlos o recuperarlos dentro de un contexto de materiales documentarios [1].
También podemos definirlas como: 'Lenguajes de estructura asociativa, que comprenden los léxicos documentales o listas de términos normalizados por lo general presentados en orden alfabético" [2]
Las listas de encabezamientos de materia y los encabezamientos en si, (también denominados epígrafes), son las herramientas con que cuentan los bibliotecólogos y analistas de información, para organizar los acervos bibliográficos de una manera normalizada y a la vez constituyen una fuente para el usuario, facilitándole la recuperación de la información, al presentarle de una manera unívoca, la forma como son representados los conceptos contenidos en las colecciones de una biblioteca, o entre el conglomerado de varias bibliotecas redes, o sistemas de información.
Las funciones especificas de las listas como lenguaje controlado son:
Asegurar que la denominación de los temas o conceptos, representados en un ciclo o documental, se haga en forma consistente, controlando sinónimos y omónimos. Los primeros se identifican con el símbolo x y para los segundos se utilizan calificadores o también una explicación o nota aclaratoria entre paréntesis.
Facilitar las búsquedas a través de relaciones paradigmáticas o asociativas (por su significante) y relaciones sintagmáticas, (o sea la de los términos que están relacionados desde el punto de vista del sintagma). Estas relaciones son de tipo semántico y se ubican fácilmente, dada la organización alfabética que presentan las listas.
Facilitar la búsqueda de temas específicos o genéricos a través de las relaciones jerárquicas, facilitando luego al usuario el acceso a ellos a través del ordenamiento alfabético, sin tener necesidad de conocer toda la estructura jerárquica de las materias. Estas relaciones se expresan mediante los símbolos va, que se usan para relacionar los términos más específicos respecto a cada epígrafe y xx, que antecede a la lista de los términos más generales o estrictamente relacionados a nivel horizontal.
Las listas de encabezamientos de materia son producto de la necesidad de los bilbliotecólogos y especialistas en información de crear un lenguaje que permitiera identificar los conceptos y temas tratados en los documentos que a diario procesan, para hacerlos asequibles a los usuarios de una forma consistente.
Esta necesidad se agudizó con la aparición de la informática, pues si bien en un sistema manual el usuario acude a hacer búsquedas a través de sinónimos o cualquier otro tipo de relaciones lógicas, al acercarse a una terminal si no utiliza los términos reconocidos por el computador podrá obtener el llamado "silencio informático", o su contrario, el "ruido informático" o sea mucha información no relevante, lo cual es la respuesta lógica del sistema al no utilizar los términos correctos en la estrategia de búsqueda.
Las listas de encabezamientos de materia han sido por antonomasia el lenguaje propio de las bibliotecas para el análisis y recuperación de información. Inicialmente fueron generalistas, pues pretendieron abarcar todas las áreas del conocimiento, dado que surgieron como necesidad básicamente de bibliotecas generales.
Con la aparición de la especialización cada día más creciente, se vio la necesidad de estructurar listas especializadas por áreas, donde se dio cabida a un tratamiento más específico del tema en cuestión y se entró a definir y denominar conceptos muy propios de cada ciencia o especialidad.
En las últimas décadas ha aparecido un movimiento fuerte contra las listas generales y en su lugar se viene impulsando el trabajo de elaboración de tesauros.
Si bien los tesauros, por definición, son un lenguaje documentario mucho más especializado que las listas, siempre y cuando presenten su sección jerárquica o por categorías, pues en su sección alfabética no son más que listas especializadas con una simbología diferente para expresar sus relaciones.
Los tesauros especializados son muy importantes y han venido a llenar un vacío para el manejo de la terminología usada en sistemas documentarios, pero el desconocer la importancia de las listas, es desconocer la necesidad de los macrotesauros, los cuales se están haciendo imprescindibles para el manejo de información científica y técnica a nivel de redes o sistemas. Las listas generales son realmente Macrotesauros, que facilitan la identificación y denominación uniforme de conceptos entre bibliotecas de diferentes especialidades.
Son generales en cuanto abarcan varias áreas del conocimiento, y no porque representan los temas o conceptos de manera general. En una lista pueden llegar a estar representados conceptos tan específicos que pudieran aparecer a la vez en tesauros.
En este sentido hemos asumido el papel de la Lista de Encabezamientos de Materia para bibliotecas, LEMB, editada por el ICFES en colaboración con la OEA, como el Macrotesauros del Sistema de Información y Documentación para la Educación Superior, SIDES y de su soporte lógico, el Sistema Colombiano de Información Bibliográfica, SCIB.
Para la normalización y uso de los encabezamientos de materia, hemos escogido los principios planteados por Charles A. Cutter, hace más de un siglo, y aunque parezca extraño, aún válidos. Estos son:
1. Principio de encabezamiento específico.
2. Principio idiomático.
3. Principio único. [3]
Antecedentes
La División de Información y Documentación, dependencia del instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, ICFES, la cual coordina las actividades del Sistema de Información y Documentación para la Educación Superior, SIDES, creó desde sus inicios el Programa Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas, (LEMB), como elemento clave para la transferencia de información entre las bibliotecas del Sistema. Para ello retomó el esfuerzo que la Unión Panamericana realizó en el año 1967, con la publicación de la primera edición de la lista, la cual sólo alcanzó a actualizarse en 1969 y 1970, con dos suplementos.
El Programa LEMB, es por tanto la respuesta a la necesidad de contar con una herramienta que facilite la asignación de la terminología de una manera normalizada, en el proceso de análisis y recuperación de información, tanto para las bibliotecas integrantes del SIDES, como de las públicas y especializadas del país y de Hispanoamérica que manifestaron su preocupación en este sentido, en encuesta realizada para justificar la iniciación del programa.
En el año 1977 se obtuvo asistencia técnica y financiera por parte de la OEA, para la actualización de la lista. Se creó un Comité Coordinador de carácter internacional, el cual actuó como asesor. Definida la metodología, se desarrolló un trabajo teórico, con la realización de seminarios-talleres, en las áreas de la salud, agricultura e ingenierías, El trabajo de normalización se realizó en forma cooperativa, gracias a la participación de bibliotecas latinoamericanas, de bibliotecas integrantes del SIDES y de un gran número de bibliotecas especializadas del país.
La investigación, normalización y creación de la terminología, concluyó con más de 15.000 términos nuevos en todas las áreas del conocimiento, conformándose así la 2da edición de la Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas, la cual se publicó en diciembre de 1985, como herramienta básica para las bibliotecas componentes del SIDES.
Objetivos
El objetivo del Programa LEMB, en principio fue la publicación de la actualización de la Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas publicada por la Unión Panamericana.
Posteriormente se detectó en el desarrollo del trabajo y teniendo en cuenta la relación con diferentes programas que el SIDES coordina o ejecuta a nivel nacional, la necesidad de ampliar su cobertura hacia la conformación de un Sistema de Autoridades Bibliográficas.
Denominamos Autoridades Bibliográficas a la forma normalizada y autorizada, valga la redundancia, para denominar los puntos de acceso a la información en un archivo bibliográfico manual o automatizado. Nos referimos entonces no sólo ya a las materias, epígrafes o descriptores, sino también a los autores, sean personales o corporativos, títulos uniformes, nombres geográficos y nombres de series.
Se plantearon los siguientes objetivos:
Crear un sistema de autoridades a nivel hispanoamericano, en español e inglés, de encabezamientos de materia, nombres personales, autores corporativos, nombres geográficos, títulos uniformes y nombres de series.
Proveer para la Base de Datos Nacional, un archivo de autoridades que le permita validar los puntos de acceso a fin de que no se permitan falsas recuperaciones.
Facilitar el intercambio automático de las cintas MARC que suministra la Biblioteca del Congreso de EE.UU, las cuales constituyen insumos para nuestras bases de datos. De ahí la importancia del bilingüismo de nuestra base de datos.
Crear el mecanismo que permita la actualización sistemática de la Base de Datos, para la producción periódica de suplementos, listas especializadas y publicación de la Lista acumulada.
Promover el conocimiento y uso del formato MARC de Autoridades para su adaptación y adopción en América Latina.
Metodología
Es la sugerida por el Comité Internacional de Coordinación del Programa que se creó inicialmente, la cual ha sido complementada con diversas estrategias de cooperación que nos facilitan la evaluación y actualización constante de la terminología.
Internamente se hace la recepción continua de la información. Esta se investiga en nuestros archivos, se normaliza y una vez verificado que el envío constituye un aporte en su contenido, o en su forma, se consulta la Lista de Encabezamientos de Materia de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos (LCSH), con el fin de confrontar la forma como el concepto es manejado en esta fuente. Se toma el término en inglés, se traduce y adapta a la estructura del español, respetando la sintaxis de nuestro idioma. Se confronta luego con especialistas, para validar la forma escogida y saber si concuerda con su lenguaje natural y si las relaciones son correctas.
Para que las bibliotecas reporten todo tipo de cambio y encabezamientos nuevos, se han diseñado dos formatos, los cuales se distribuyen a todas las bibliotecas integrantes del SIDES.
Así mismo se realizan reuniones periódicas con grupos de trabajo especializados.
Con el fin de especificar o limitar el asunto a que se refiere el encabezamiento, se utilizan cuatro subdivisiones: por tópicos, de forma, cronológica y por área geográfica, las cuales aparecen impresas para facilitar el uso de la Lista y controlar su crecimiento.
Además de la LCSH, se utilizan como fuentes de consulta: Diccionarios, Tesauros y Listas Especializadas.
Sistema automatizado de autoridades bibliográficas
Con el fin de agilizar la producción y actualización de la lista de encabezamientos de materia y demás autoridades bibliográficas, se diseñó, programó y entró en operación un sistema automatizado.
Este sistema es a la vez Subsistema del Sistema SCIB, que puede interactuar con los archivos de fichas bibliográficas para validar los puntos de acceso en la entrada de datos.
El Sistema está conformado por un conjunto de archivos que contienen la información y los programas que establecen las relaciones lógicas entre los diferentes elementos, implementados bajo un modelo jerárquico.
El Subsistema de producción de listados, ofrece:
Listado de Autoridades con sus notas y referencias ordenadas alfabeticamente.
Listado Inglés-Español y Español-Inglés.
Listas de Subdivisiones comunes, geográficas y cronológicas. Listas especializadas.
Situación actual
La lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas, LEMB ha sido distribuida en todos los paises de hispanoamérica, para su uso en bibliotecas de diferente tipo (especializadas, universitarias, nacionales y aún escolares).
El tiraje inicial de 4.000 ejemplares fue agotado y actualmente se está haciendo una reimpresión para satisfacer la demanda. Paralelamente se está trabajando en su actualización, esperamos publicar un suplemento para el segundo semestre de este año, con cerca de 4.000 nuevos encabezamientos y el registro de los cambios sugeridos por los usuarios.
Igualmente se está facilitando la utilización de la Base de Datos automatizada, la cual se entrega sólo para su consulta, mediante un convenio de cooperación con el ICFES.
Bajo esta política se ha entregado a la Pontificia Universidad Católica de Chile, así mismo a la Red Nacional de Información Bibliográfica, RENIB, de este mismo país.
A nivel nacional se ha entregado a la Biblioteca Luis Angel Arango de Bogotá, Universidad del Norte, Barranquilla, Universidad Industrial de Santander y otras.
También se está trabajando en el desarrollo de tesauros especializados, a partir de esta base de datos.
En el caso del Tesauro en Derecho, que se trabajará con Costa Rica, y otros países del área como apoyo dentro del Sistema de Informática Jurídica Documental que estamos impulsando con el Instituto Latinoamericano de Naciones para la Prevención del Delito y Tratamiento del Delincuente (ILANUD) y el de Rehabilitación Profesional, conjuntamente con el Grupo Latinoamericano de Rehabilitación Profesional.
Propuesta para el establecimiento de un mecanismo de cooperación para la actualización de, LEMB
1. justificación
La terminología considerada como proceso dinámico, debe actualizarse y normalizarse al ritmo acelerado del desarrollo de las ciencias y la tecnología.
Se debe proveer a las bibliotecas constantemente de la lista general, suplementos y listas especializadas, para el procesamiento, análisis y recuperación de la información.
Un vocabulario controlado facilita la transferencia de información entre las redes y sistemas de información.
Para que un vocabulario de este tipo tenga validez a nivel de la región, se requiere la participación de los diferentes países.
2. Objetivos
Crear un lenguaje controlado a nivel de la región, que permita identificar las equivalencias entre términos autóctonos para facilitar la transferencia de información.
Establecer mecanismos que permitan la participación activa de los países hispanoamericanos.
Actualizar el Sistema de Autoridades bajo el principio de la cooperación y participación de los diferentes países, para que no pierda validez.
Publicar periódicamente listas generales, suplementos y listas especializadas.
3. Metodología
Los principios que se aplicarán serán los establecidos por el programa LEMB en cuanto a estructura de los encabezamientos, forma singular y plural, red de relaciones, uso de subdivisiones, etc. Para ampliar estos aspectos se sugiere consultar la introducción de la Lista [4].
Áreas: Se abarcarán todos los campos del conocimiento humano a nivel general y con programas especiales para cada una de las áreas.
Mecanismos de Coordinación: Se sugiere el establecimiento de:
1. Un organismo coordinador a nivel nacional.
2. Un organismo coordinador a nivel internacional.
3. Instituciones participantes, usuarias de LEMB, o de otro vocabulario controlado.
Centro Coordinador Nacional
En cada país se establecerá un centro coordinador, el cual recibe la terminología aportada por las bibliotecas participantes, la estudia y determina la aceptación total o parcial. Posteriormente se enviarán al ICFES.
El Centro Coordinador Nacional será seleccionado entre las bibliotecas participantes, que reunan los siguientes requisitos mínimos:
Que la institución tenga la disposición de servicio como centro coordinador.
Que tenga facilidad de consulta con especialistas.
Que sea usuario de LEMB.
Centro Coordinador Internacional
El Sistema de Autoridades del ICFES/SIDES se constituirá en el Centro Coordinador Internacional, debido a que cuenta con la metodología técnica, los recursos humanos y el soporte lógico.
Allí se recibirán los encabezamientos que aporten los Centros Coordinadores Nacionales, se investigan, normalizan e introducen a la Base de Datos de Autoridades, para su edición y distribución entre los colaboradores y demás instituciones interesadas.
Participación
La participación debe ser voluntaria. Cada institución se compromete a asumir las responsabilidades contempladas en los aspectos metodológicos.
Los participantes a su vez tendrán las siguientes ventajas:
Obtención gratuita de los suplementos y listas especializadas.
Crédito sobre colaboración en los productos impresos.
Capacitación y actualización a través de la participación en eventos nacionales e internacionales sobre el tema, que coordine el Programa.
Flujograma de operación
[1] CARDONA DE GIL, Bertha Nelly. Proyecto de Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas (LEMB). En: Revista Interamericana de bibliotecología. Medellín, 6(1-2), ene-dic, 1983
[2] SÁNCHEZ DE MOORE, Stella. El tesauro como lenguaje de indización y la norma colombiana sobre su establecimiento y desarrollo. En: Memorias del Seminario-Taller de Encabezamientos de materia en Ciencias Agropecuarias. Bogotá: IC FES, 1980. P. 143.
[3] CASTAÑÓN, Blanca. Encabezamientos de materia, forma y referencias. En: Memorias del I Seminario sobre encabezamientos de materia en Ciencias de la Salud. Medellín, sep. 4-15, 1978. Bogotá: ICFES, 1979. P. 21-40.
CARDONA DE GIL, Bertha Nelly. Los encabezamientos de materia para Bibliotecas. En: Memorias del Seminario-taller sobre, encabezamientos de materia en Ciencias Agropecuarias: Tibaitatá, Colombia, 19-23 nov. 1979. Bogotá: ICFES, 1980. P. 8-23.
[4] Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas, ICFES; auspiciada por OEA. 2a ed. Bogotá: PROCULTURA 1985. P. vii-xiv.
Bibliografía
ROVIRA, Carmen; traducida por Beatriz Restrepo de Rodríguez y Luis Eduardo Espinal. Encabezamientos de Materia en español: pautas y principios. Bogotá: ICFES, 1976. 88 p. Tesis (M.L.S.). Universidad Católica de América, Washington, D.C.
CARDONA DE GIL, Bertha Nelly. Hacia la conformación de un Sistema de Autoridades con cobertura latinoamericana. En: Información FID/CLA. Bogotá. Nº 29-30, oct.-dic. 1978. P. 14-16.
Lista de Encabezamientos de materia para bibliotecas. Compilada por Carmen Rovira y Jorge Aguayo. Washington: Unión Panamericana, 1967. 3 vol., y suplementos.
Lista de Encabezamientos de materia para Bibliotecas. ICFES; auspiciada por OEA. 2da ed. Bogotá: PROCULTURA, 1985. 2 vol.
CASTAÑÓN MORENO, Blanca Ma. E. Los Encabezamientos de materia. México: UNAM, 1974. 230 p.: il. Tesis (licenciado en Bibliotecología). Universidad Nacional Autónoma de México.
Memorias del Seminario-Taller sobre encabezamientos de materia en Ciencias Agropecuarias: Tibaitatá, Colombia, 19-23 de nov. 1979. organizado por ICFES; ICA; COLICIENCIAS. Bogotá: ICFES, 1980. 204 p.: il.
Memorias del Seminario-Taller sobre encabezamientos de materia en Ciencias de la Salud: Medellín, sep. 4-15 de 1978. Organizado por ICFES, Universidad de Antioquía; Ministerio de Salud. Bogotá: ICFES, 1979. 232 p.
Proyecto lista de encabezamientos de materia para bibliotecas (LEMB): problemas de traducción y adaptación. En: Revista Interamericana de Bibliotecología. Medellín. Vol. 6, NI> 1-2, ene.-dic. 1983.
